Tata Sistem Administrasi Secara Profesional, Pemkab Paluta Musnahkan Arsip Yang Telah Habis Masanya

Tata Sistem Administrasi Secara Profesional, Pemkab Paluta Musnahkan Arsip Yang Telah Habis Masanya

PALUTA – mediamabespolri.com //
Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Padang Lawas Utara kembali menunjukkan komitmennya dalam menata sistem administrasi daerah secara profesional. Melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, ratusan arsip dari tiga Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang telah habis masa retensinya (di bawah 10 tahun) resmi dimusnahkan pada Rabu (16/9/2026).

​Kegiatan yang berlangsung di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah ini tidak hanya menjadi ajang penataan ruang, tetapi juga bentuk sinergitas antar-instansi. Hal ini terlihat dari kehadiran dan dukungan penuh sejumlah pejabat tinggi pratama dan administrator di lingkungan Pemkab Padang Lawas Utara yang turut menyaksikan jalannya prosesi pemusnahan.

​Tampak hadir dalam acara tersebut Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Akhirul Rajak Siregar, S.Sos., M.Si., Kepala Dinas Penanaman Modal dan PTSP, Amir Hakim Siregar, S.STP., M.Si., serta Kepala Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan KB (P3AP2KB), Awaluddin Jamin Harahap, S.Sos., M.Si.

​Turut hadir pula Kepala Bidang Pertanahan Irsanuddin Harahap, ST., MM., yang hadir mewakili Kepala Dinas Perumahan dan Permukiman, Kepala Bagian Hukum Setdakab Ali Muda Siregar, SH., serta Inspektur Pembantu (Irban) II Inspektorat Ali Siddik Harahap, ST., yang kehadirannya sekaligus memastikan bahwa seluruh tahapan pemusnahan telah berjalan sesuai dengan prosedur hukum dan pengawasan yang berlaku.

​Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Budi Alamsyah Hasibuan, SE, M.A.P., dalam laporannya menegaskan bahwa dokumen yang dimusnahkan sudah tidak memiliki nilai guna dan telah melewati tahap penyusutan yang ketat sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

​“Pemusnahan arsip ini tidak semata-mata merupakan kegiatan mengurangi volume arsip, tetapi juga merupakan upaya untuk menciptakan efisiensi dalam pengelolaan ruang penyimpanan, serta memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai sejarah tetap terjaga dan terlindungi,” jelas Budi.

​Acara pemusnahan ini dibuka secara simbolis oleh Asisten III (Asisten Administrasi Umum), Eva Sartika Siregar, SH., M.Kn., yang hadir mewakili Bupati Padang Lawas Utara, H. Reski Basyah Harahap, S.STP., M.Si.

​Dalam sambutan tertulis Bupati yang dibacakannya, ditegaskan bahwa arsip adalah bagian vital dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang berfungsi sebagai bukti administrasi, sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan memori pemerintahan. Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara Nomor 10 Tahun 2019, setiap perangkat daerah wajib mengelola arsip secara tertib.

​“Perlu saya tegaskan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar memusnahkan atau mengurangi tumpukan dokumen, dan bukan pula berarti menghilangkan sejarah atau menghapus informasi pemerintahan secara sembarangan. Sebaliknya, ini adalah wujud penataan arsip secara profesional,” tegas Eva Sartika mengutip arahan Bupati.

​Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara memberikan apresiasi tinggi kepada ketiga dinas yang telah menginisiasi kegiatan ini, serta kepada Bagian Hukum dan Inspektorat yang turut mendampingi kelengkapan prosedurnya. Bupati berharap langkah pemusnahan arsip yang transparan dan terukur ini dapat menjadi teladan bagi OPD lainnya.

​Menutup arahannya, Bupati berpesan agar pengelolaan arsip tidak hanya dipandang sebagai tanggung jawab pengelola arsip semata.

“Pimpinan perangkat daerah juga memiliki peran penting dalam memastikan proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, hingga penyelamatan arsip dilaksanakan secara tertib,” pesannya, mengajak seluruh elemen untuk membangun budaya tertib arsip demi pelayanan publik yang lebih akuntabel.

Adapun rincian arsip yang dimusnahkan berasal dari tiga instansi, yaitu:
​Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah: 493 arsip (kurun waktu 2015, 2017, dan 2018).
​Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman: 222 arsip (kurun waktu 2017, 2019, dan 2020).
​Dinas P3AP2KB: 174 arsip (rentang tahun 2018 hingga 2022).

Tim Red